Desde el 5 de octubre de 2026, las empresas deben cumplir nuevas obligaciones de información al contratar trabajadores. El Real Decreto 723/2026 amplía los datos que deben comunicarse por escrito y establece cuándo y cómo deben entregarse. Si tienes una empresa o gestionas personal, conviene revisar tus procedimientos de contratación para adaptarlos a la normativa.
Pero hay algo importante que debes saber desde el principio: la nueva ley no obliga a rehacer todos los contratos laborales de tu plantilla.
Lo que cambia es la información que debe recibir cada trabajador, los plazos para facilitarla y la necesidad de poder acreditar su entrega.
¿Qué cambia con la nueva normativa laboral de octubre de 2026?
El Real Decreto 723/2026, publicado en el Boletín Oficial del Estado el 15 de septiembre y en vigor desde el 5 de octubre de 2026, desarrolla el derecho de los trabajadores a conocer las condiciones esenciales de su relación laboral.
La norma adapta la legislación española a las exigencias europeas de transparencia y previsibilidad en el empleo.
¿Y qué significa esto para una empresa?
Que ya no basta con comprobar que el contrato está correctamente firmado. También es necesario asegurarse de que el trabajador dispone, por escrito, de toda la información exigida sobre sus condiciones laborales.
Esto no significa necesariamente preparar un segundo contrato. Si el documento firmado ya contiene toda la información obligatoria, no tendrás que duplicarla. Si faltan datos, podrás facilitarlos mediante documentación complementaria.
La obligación de información general se aplica, con las particularidades previstas en la norma, a las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas.
¿Qué información debes entregar a un trabajador antes de incorporarlo?
El artículo 3 del Real Decreto 723/2026 amplía y concreta los datos que deben conocer las personas trabajadoras.
Entre la información que debe facilitarse destacan los siguientes aspectos.
1. Datos de la empresa y características del puesto
El trabajador debe conocer la identidad de las partes, la fecha de inicio de la relación laboral y, cuando corresponda, su duración prevista.
También debe recibir información sobre:
- El centro o centros de trabajo donde prestará sus servicios.
- Su categoría o grupo profesional.
- Una descripción suficientemente precisa de las funciones que desempeñará.
- La causa concreta que justifica una contratación temporal, cuando proceda.
No se trata únicamente de indicar un puesto en el contrato, sino de explicar con claridad las condiciones esenciales del trabajo.
2. Salario, complementos y retribución variable
La información salarial debe permitir al trabajador comprender cómo se calcula y abona su remuneración.
La empresa debe especificar el salario base, los complementos salariales, su periodicidad y método de pago.
Cuando existan incentivos, comisiones u otros conceptos variables, también deben explicarse los criterios que determinan su percepción y la forma de cálculo.
Por ejemplo, si una empresa comercial paga comisiones por ventas, deberá informar de las condiciones que determinan ese complemento.
3. Jornada laboral, horarios y vacaciones
La normativa exige informar sobre la duración y distribución de la jornada ordinaria diaria, semanal y anual.
También contempla aspectos como el trabajo nocturno o a turnos, los procedimientos para modificar horarios, las horas extraordinarias y las vacaciones.
Cuando exista una distribución irregular de la jornada, deben detallarse las condiciones previstas, incluidos los sistemas de asignación del trabajo y los preavisos aplicables.
Este punto merece especial atención en empresas con turnos variables, campañas de actividad o necesidades de personal que cambian a lo largo del año.
4. Periodo de prueba, formación y finalización del contrato
La información también debe comprender las condiciones del periodo de prueba, cuando se haya pactado, y el derecho a la formación proporcionada por la empresa.
Además, debe explicarse el procedimiento de extinción de la relación laboral, incluidos los requisitos formales y los plazos de preaviso aplicables.
5. Convenio colectivo, Seguridad Social y políticas internas
La empresa debe identificar el convenio o convenios colectivos aplicables, con los datos necesarios para localizarlos.
También debe informar sobre la entidad que cubre las contingencias de Seguridad Social y, cuando corresponda, sobre las mejoras voluntarias y los sistemas de previsión social.
La información se extiende, según resulte aplicable, al plan de igualdad, los protocolos frente al acoso, las políticas de conciliación y las medidas de igualdad LGTBI.
6. Sistemas automatizados e inteligencia artificial
Una de las novedades más relevantes es la información relativa a los sistemas algorítmicos o automatizados que intervengan en determinadas decisiones laborales.
Si una empresa utiliza estas herramientas para asignar tareas, organizar jornadas, determinar salarios o influir en otras condiciones de trabajo, deberá facilitar la información exigida sobre su existencia y funcionamiento.
No afecta exclusivamente a grandes compañías tecnológicas. También puede resultar relevante para negocios que utilizan herramientas automatizadas de gestión de personal.
¿Desde cuándo hay que entregar esta información?
Aquí encontramos uno de los cambios que más deben tener presentes las empresas.
Para las nuevas contrataciones, la información obligatoria debe entregarse antes de que comience la relación laboral.
Por tanto, si vas a incorporar a una persona a tu plantilla, es recomendable comprobar que toda la documentación está preparada antes de su primer día de trabajo.
El proceso de contratación no debería limitarse a elaborar el contrato, tramitar el alta y archivar los documentos.
Ahora también conviene verificar que se ha entregado toda la información exigida y que existe constancia de ello.
¿Qué ocurre con los trabajadores que ya estaban contratados antes del 5 de octubre?
Esta es probablemente una de las dudas más importantes para las empresas que ya cuentan con plantilla.
La entrada en vigor de la nueva normativa no significa que tengas que sustituir automáticamente todos los contratos existentes.
Para las relaciones laborales vigentes, la disposición transitoria establece un régimen específico.
Cuando un trabajador solicite la información y todavía no disponga de ella, la empresa deberá facilitársela dentro del plazo previsto de 30 días hábiles.
Por eso, aunque no sea necesario rehacer todos los contratos, sí es aconsejable revisar qué documentación tiene cada trabajador y qué información podría faltar.
Una empresa que conserva correctamente sus contratos, anexos y comunicaciones laborales tendrá más facilidad para responder a estas solicitudes.
¿Cómo puede demostrar la empresa que ha entregado la información?
El artículo 6 permite facilitar la documentación en papel o en formato electrónico.
En el caso de utilizar medios digitales, la información debe ser accesible para el trabajador y poder almacenarse e imprimirse.
Además, la empresa debe conservar prueba de la transmisión o recepción.
Esto convierte la gestión documental en una parte especialmente importante del cumplimiento laboral.
Por ejemplo, una empresa puede organizar la entrega mediante un documento informativo complementario, utilizar un sistema electrónico que registre la recepción o conservar un justificante firmado.
Lo fundamental es que pueda acreditar qué información se facilitó, a quién y cuándo.
Un consejo práctico: no basta con guardar una plantilla genérica en el ordenador. La documentación debe reflejar las condiciones que realmente corresponden a cada trabajador.
¿Qué pasa si cambian las condiciones laborales?
La obligación de informar no termina necesariamente cuando se incorpora el trabajador.
El artículo 5 también contempla la comunicación escrita de modificaciones de los elementos esenciales y condiciones regulados por la norma.
Con carácter general, esta información debe facilitarse lo antes posible y, como máximo, el día en que el cambio produzca efectos.
Existen excepciones cuando la información se haya facilitado mediante referencias normativas o convencionales y sean estas las que se modifiquen.
Conviene recordar que informar de un cambio no sustituye los procedimientos legales que puedan resultar necesarios para modificar las condiciones de trabajo.
Qué deberían revisar ahora las pymes y empresas de Castilla-La Mancha
Si tienes un negocio en Talavera de la Reina, Toledo o cualquier otra localidad de Castilla-La Mancha, esta normativa te afecta en los mismos términos generales que al resto de empresas españolas.
La diferencia práctica estará en las características de tu plantilla, tu actividad y el convenio colectivo que resulte aplicable.
Por ejemplo, un comercio con horarios variables, una empresa industrial que organiza turnos o una compañía de servicios con trabajadores en distintos centros pueden necesitar documentación adaptada a situaciones diferentes.
En CYME recomendamos abordar esta actualización desde la prevención y no esperar a que aparezca una incidencia.
Para empezar, puedes revisar cinco aspectos:
- Tus modelos de contratación. Comprueba si recogen todos los datos exigidos por la nueva normativa.
- La documentación complementaria. Identifica qué información necesitas entregar por separado.
- El procedimiento de nuevas incorporaciones. Asegúrate de que la información se entrega antes del inicio de la relación laboral.
- Los justificantes de entrega. Organiza un sistema que permita acreditar las comunicaciones.
- Los expedientes de la plantilla actual. Revisa qué información está disponible para responder correctamente a posibles solicitudes.
Una revisión a tiempo puede evitar errores administrativos y facilitar la gestión diaria del personal.
Preguntas frecuentes sobre la nueva normativa laboral de octubre de 2026
¿Es obligatorio hacer un contrato nuevo a todos los trabajadores?
No. La normativa establece nuevas obligaciones de información, pero no exige sustituir automáticamente todos los contratos existentes. Para la plantilla anterior a su entrada en vigor se aplica el régimen transitorio correspondiente.
¿Puedo entregar la información por correo electrónico?
Sí, siempre que el medio utilizado cumpla los requisitos legales: que la documentación sea accesible, pueda almacenarse e imprimirse y la empresa conserve prueba de la transmisión o recepción.
¿La nueva normativa también afecta a las pequeñas empresas?
Sí. No existe una exclusión general por tener pocos trabajadores. Debe atenderse al ámbito de aplicación y a las particularidades establecidas en el real decreto.
¿Qué plazo tengo para entregar la información a un nuevo trabajador?
La información general obligatoria debe facilitarse antes del inicio de la relación laboral.
¿Qué ocurre si un trabajador antiguo solicita la información?
Si no dispone de la información exigida, la empresa debe facilitársela conforme al régimen transitorio, dentro de los 30 días hábiles previstos.
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Fuente normativa: Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, publicado en el BOE del 15 de septiembre de 2026. Especialmente artículos 2 a 8 y disposición transitoria única.
