Factura electrónica y VERIFACTU: diferencias, fechas y obligaciones para empresas y autónomos
Factura electrónica, VERI*FACTU, sistemas informáticos de facturación, códigos QR… Si tienes una empresa o trabajas por cuenta propia, probablemente hayas escuchado todos estos términos durante los últimos meses.
Y es fácil mezclarlos.
La primera idea que conviene tener clara es esta: la factura electrónica obligatoria y VERI*FACTU no son lo mismo.
Son dos cambios normativos diferentes, aunque ambos afectan a la forma en la que muchas empresas y profesionales van a gestionar su facturación. Y, además, sus calendarios de aplicación tampoco son iguales.
Por eso, antes de cambiar de programa o contratar una solución de facturación, merece la pena saber qué exige realmente cada normativa y cuándo tendrás que adaptarte.
¿Cuál es la diferencia entre factura electrónica y VERIFACTU?
Podemos resumirla de una forma sencilla:
VERI*FACTU está relacionado con el sistema informático que utilizas para facturar y con los registros de facturación. La factura electrónica obligatoria regula cómo deberán emitirse, transmitirse y recibirse determinadas facturas entre empresas y profesionales.
Son, por tanto, dos obligaciones diferentes.
El Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación desarrolla los requisitos que deben cumplir los programas utilizados para facturar. Entre otras cuestiones, busca garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
Dentro de este sistema existe la modalidad VERI*FACTU, que permite remitir automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales responde a otra normativa. El Real Decreto 238/2026 desarrolla el sistema previsto por la Ley Crea y Crece y establece cómo deberán expedirse, transmitirse y recibirse electrónicamente estas facturas. BOE
Dicho de otra manera: puedes tener un programa adaptado a los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y eso no significa, por sí solo, que ya tengas resuelta toda la obligación de factura electrónica B2B.
Entonces, ¿qué es VERIFACTU?
Aquí hay otra distinción importante.
Aunque coloquialmente se hable de “la obligación de VERIFACTU”, técnicamente lo que se exige es que determinados sistemas informáticos de facturación (SIF) cumplan los requisitos establecidos por el Reglamento.
VERI*FACTU es una de las modalidades previstas.
En un sistema VERIFACTU, los registros de facturación generados se remiten automáticamente a la Agencia Tributaria. Existe también la modalidad *NO VERIFACTU*, en la que no se produce esa remisión automática, pero el sistema debe cumplir requisitos adicionales para garantizar la conservación e inalterabilidad de los registros. La propia Agencia Tributaria confirma que la elección entre ambas modalidades corresponde al contribuyente. Agencia Tributaria
Por tanto, una frase que conviene evitar es:
“Todas las empresas estarán obligadas a usar VERIFACTU”.
Es más preciso decir que los contribuyentes incluidos en el ámbito de aplicación deberán utilizar sistemas informáticos de facturación adaptados al Reglamento, pudiendo optar, cuando corresponda, por la modalidad VERI*FACTU.
¿Cuándo será obligatorio adaptar el software de facturación?
Este calendario sí está ya definido y, además, fue aplazado respecto a las fechas previstas inicialmente.
Actualmente, los plazos establecidos son:
1 de enero de 2027: los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación.
1 de julio de 2027: deberán tenerlos adaptados el resto de obligados tributarios incluidos en el ámbito de aplicación, entre ellos los autónomos afectados.
Estas fechas fueron modificadas por el Real Decreto-ley 15/2025 y son las que actualmente recoge la Agencia Tributaria. BOE
Esto es especialmente importante porque todavía circula mucha información con calendarios anteriores.
Si estás leyendo este artículo meses después de su publicación, conviene comprobar siempre la normativa vigente: en materia de facturación electrónica los plazos ya han sufrido modificaciones.
¿Qué es entonces la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica B2B deriva de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, y ha sido desarrollada por el Real Decreto 238/2026.
Su finalidad no es exactamente la misma que la del Reglamento de los sistemas de facturación.
En este caso se regula la expedición, transmisión y recepción de facturas electrónicas entre empresarios y profesionales.
La obligación afecta, con las excepciones establecidas en la normativa, a operaciones en las que tanto quien factura como el destinatario actúan como empresarios o profesionales y el destinatario está establecido en España. BOE
Por eso hablamos habitualmente de facturación electrónica B2B.
No debe confundirse con una venta ordinaria a un consumidor particular.
¿Enviar una factura en PDF será factura electrónica?
Esta es una de las dudas más importantes.
A efectos del nuevo sistema obligatorio B2B, no basta con generar un PDF y enviarlo por correo electrónico.
El Real Decreto 238/2026 establece que la factura electrónica deberá consistir en un mensaje informático estructurado conforme al modelo europeo EN16931 y contempla sintaxis como CII, UBL, EDIFACT y Facturae. BOE
Esto permite que la información pueda ser tratada automáticamente por los sistemas informáticos, en lugar de limitarse a reproducir visualmente una factura.
Por tanto, que actualmente envíes tus facturas en PDF no significa necesariamente que ya estés preparado para el nuevo sistema de factura electrónica obligatoria.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?
Aquí aparece una de las diferencias más importantes respecto a los sistemas informáticos de facturación.
El Real Decreto 238/2026 establece que la aplicación efectiva de la factura electrónica dependerá de la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle la solución pública de facturación electrónica.
A partir de ese momento se aplicarán dos plazos:
12 meses después, para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros durante el año natural anterior.
24 meses después, para el resto de empresarios y profesionales afectados. BOE
Y aquí introduciría una precaución importante frente al texto de NotebookLM: no publicaría octubre de 2027 y octubre de 2028 como fechas cerradas mientras la fecha de referencia dependa de la entrada en vigor de esa orden ministerial.
Es mucho más riguroso explicar el mecanismo legal que presentar como definitiva una previsión que puede cambiar.
| Sistemas de facturación / VERI*FACTU | Factura electrónica B2B | |
|---|---|---|
| Qué regula | Cómo debe funcionar el sistema utilizado para facturar | Cómo se emiten, transmiten y reciben facturas electrónicas B2B |
| Normativa principal | Ley Antifraude y RD 1007/2023 | Ley Crea y Crece y RD 238/2026 |
| VERI*FACTU | Es una modalidad de cumplimiento | No es una modalidad de factura electrónica |
| Relación con AEAT | VERI*FACTU remite registros de facturación a la AEAT | La solución pública será gestionada por la AEAT |
| Operaciones | Depende del ámbito del Reglamento SIF | Facturación entre empresarios y profesionales afectados |
| Fecha clave | 1 enero / 1 julio de 2027 según contribuyente | 12 o 24 meses desde la entrada en vigor de la orden correspondiente |
La conclusión práctica es sencilla: son dos piezas diferentes de un mismo proceso de digitalización y una empresa puede necesitar adaptar su operativa a ambas.
¿Qué debería hacer una empresa antes de 2027?
Esperar hasta unas semanas antes de que llegue la obligación no parece la mejor estrategia.
Tampoco hace falta cambiar mañana todo el sistema de facturación.
Lo razonable es empezar por revisar cómo se factura actualmente.
Conviene comprobar qué programa utiliza la empresa, si el proveedor tiene prevista su adaptación a los requisitos del Reglamento SIF, qué modalidad ofrecerá, si permitirá trabajar con factura electrónica B2B y cómo se integrará todo ello con la contabilidad y los procesos administrativos existentes.
Especialmente en empresas con un volumen considerable de facturas, varios centros de trabajo o diferentes personas implicadas en administración, el cambio no afecta únicamente al programa. Puede obligar a revisar procedimientos internos, recepción de facturas, conciliación, archivo y seguimiento de pagos.
Y ahí es donde anticiparse puede ahorrar bastantes problemas.
¿Tengo que cambiar ya mi programa de facturación?
No necesariamente.
Lo primero es hablar con tu proveedor y preguntar de forma concreta:
- ¿El programa estará adaptado al Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación antes de mi fecha de obligación?
- ¿Permitirá trabajar en modalidad VERIFACTU y/o NO VERIFACTU?
- ¿Estará preparado también para la factura electrónica B2B regulada por el RD 238/2026?
- ¿Cómo se realizará la actualización?
- ¿Tendré que modificar algún proceso administrativo o contable?
La respuesta a estas preguntas permite saber si basta con actualizar la solución actual o si será necesario plantear un cambio más profundo.
¿VERIFACTU y la factura electrónica afectarán también a los autónomos?
Sí pueden afectarles, pero no de la misma manera ni necesariamente en la misma fecha.
En materia de sistemas informáticos de facturación, la Agencia Tributaria fija el 1 de julio de 2027 como fecha de adaptación para el resto de obligados tributarios distintos de los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades incluidos en el Reglamento. Agencia Tributaria
En factura electrónica B2B, los autónomos que se encuentren dentro del ámbito de aplicación estarán sujetos al calendario establecido a partir de la entrada en vigor de la correspondiente orden ministerial.
Por eso es importante estudiar cada caso y no aplicar automáticamente a cualquier autónomo una fecha o una obligación leída en un titular.
¿Y si una empresa trabaja tanto con particulares como con otras empresas?
Este ejemplo permite entender muy bien por qué ambas normas no son equivalentes.
Imaginemos un negocio de Talavera de la Reina que vende tanto a particulares como a otras empresas.
Su sistema informático de facturación tendrá que cumplir, cuando le corresponda, los requisitos establecidos por el Reglamento SIF.
Pero la obligación específica de factura electrónica B2B se aplica a las operaciones comprendidas en su propio ámbito: las realizadas entre empresarios y profesionales afectados.
El Real Decreto 238/2026 establece expresamente este ámbito B2B y contempla además determinadas excepciones, como ciertas facturas simplificadas. BOE
Una misma empresa puede encontrarse, por tanto, con distintos escenarios de facturación dependiendo de quién sea su cliente.
Dos cambios distintos que conviene preparar juntos
Factura electrónica y VERI*FACTU se están utilizando casi como sinónimos en muchas conversaciones, pero no deberían confundirse.
VERI*FACTU forma parte del nuevo marco aplicable a los sistemas informáticos de facturación. La factura electrónica B2B regula el intercambio electrónico de facturas entre empresarios y profesionales.
Las empresas tendrán que comprobar qué obligaciones les afectan, cuándo entran en vigor en su caso y si su software y sus procedimientos internos están preparados.
No se trata solo de cumplir una nueva formalidad. Es un cambio que afecta a la manera en la que se genera, registra, envía, recibe y controla buena parte de la facturación de una empresa.
En CYME Asesores ayudamos a empresas, pymes y autónomos a interpretar estos cambios y trasladarlos a su operativa diaria. Si tienes dudas sobre cómo pueden afectar a tu negocio o sobre los pasos que deberías dar antes de las nuevas fechas de aplicación, puedes consultarnos antes de tomar decisiones sobre tu sistema de facturación.
FAQ
¿VERIFACTU y la factura electrónica son lo mismo?
No. VERI*FACTU es una modalidad de los sistemas informáticos de facturación que remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria. La factura electrónica B2B regula la emisión, transmisión y recepción electrónica de facturas entre empresarios y profesionales.
¿Cuándo entra en vigor VERIFACTU?
Los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades deberán tener sus sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados incluidos en el Reglamento, la fecha es el 1 de julio de 2027. Agencia Tributaria
¿Será obligatorio utilizar VERIFACTU?
Lo obligatorio para los contribuyentes afectados es utilizar un sistema informático de facturación que cumpla el Reglamento. La Agencia Tributaria contempla las modalidades VERIFACTU y NO VERIFACTU. Agencia Tributaria
¿Un PDF es una factura electrónica?
Un PDF puede ser una factura electrónica en otros contextos, pero no cumple por sí solo los requisitos de la nueva factura electrónica obligatoria B2B. Esta deberá utilizar un formato estructurado admitido por la normativa. BOE
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para pymes y autónomos?
El RD 238/2026 establece un plazo de 24 meses para el resto de empresarios y profesionales, contado desde la entrada en vigor de la orden ministerial prevista para desarrollar la solución pública de facturación electrónica.
